Livros de registro e documentos: o que guardar e como

O valor de uma aeronave não é só horas e pintura: é documentação. Um conjunto limpo e contínuo de registros diz ao comprador que a aeronave foi cuidada; uma lacuna no livro diz o contrário, e essa lacuna é descontada no preço. Manter os registros em ordem é um hábito, não um projeto.

Quais registros você precisa

• Registro da célula: horas totais em serviço, entradas de inspeção e trabalhos maiores.
• Registro do motor: horas desde a revisão ou desde novo, e cada entrada de trabalho nele realizado.
• Registro da hélice: horas desde a revisão ou desde novo, e suas próprias entradas de manutenção.
• Um registro do que foi feito: o trabalho, quem assinou e quando.
• Documentos de situação vigente: certificados de aeronavegabilidade e matrícula, e os formulários 337 de reparos e alterações maiores.
• Um registro de cumprimento de cada diretiva de aeronavegabilidade aplicável, com método, data e o próximo vencimento quando a diretiva se repete.

O que toda entrada precisa ter

• Uma descrição do trabalho realmente feito, e não apenas 'inspeção' ou 'anual'.
• A data em que o trabalho foi concluído.
• As horas totais em serviço da aeronave naquele momento, e as do motor e da hélice quando relevantes.
• A assinatura de quem fez ou supervisionou o trabalho, com o tipo e o número do certificado.
• Em uma inspeção, a declaração de que a aeronave foi inspecionada conforme o programa aplicável, e o que foi encontrado.
• O próximo prazo em data ou em horas daquele item, para que o próximo proprietário não precise adivinhar.

O que dói na hora da venda

• Entradas faltando: trabalho feito mas não anotado é, na prática, trabalho que não aconteceu.
• Horas que não fecham: um tacômetro que anda para trás, ou uma revisão que ninguém consegue rastrear.
• Assinaturas e números de certificado ilegíveis, ou entradas em tinta que desbotou por completo.
• Diretivas sem registro de cumprimento: o mecânico do comprador as encontra e a venda trava.
• Uma instalação grande de aviônicos ou um reparo de escapamento sem o 337.
• Histórico de danos não documentado: revelar é muito mais barato do que descobrir.

Por quanto tempo guardar

Pelas regras da FAA dos EUA, o proprietário ou operador guarda os registros de manutenção por pelo menos um ano após o trabalho ser realizado, e os itens de situação vigente — horas totais, componentes de vida útil, situação das inspeções, situação das diretivas — devem ser mantidos e estar disponíveis até serem substituídos. Na prática, guarde tudo pela vida da aeronave: arquivar um PDF não custa nada e reconstruir um histórico perdido custa tudo.

Como manter a ordem

1. 1Uma pasta física por aeronave, mais uma pasta digital com a mesma estrutura.
2. 2Digitalize cada página dos livros e cada fatura uma vez, com boa luz, e proteja os originais do sol e da umidade.
3. 3Nomeie os arquivos para que se ordenem sozinhos: matrícula, data, item. Uma pasta de 'IMG_2043.jpg' não é um registro.
4. 4Anexe as fotos ao evento de manutenção ao qual pertencem, antes de esquecer de qual aeronave elas são.
5. 5Mantenha uma lista de itens em aberto: não conformidades e trabalhos adiados, com o que os mantém em aberto.
6. 6Revise o conjunto inteiro uma vez por ano, antes da inspeção, quando uma página faltando ainda pode ser resolvida.