Carnets et dossiers : quoi garder et comment

La valeur d'un avion n'est pas seulement ses heures et sa peinture : c'est la documentation. Un jeu de dossiers propre et continu dit à l'acheteur que l'avion a été entretenu; un trou dans le carnet dit le contraire, et ce trou est retranché du prix. Garder les dossiers en ordre est une habitude, pas un projet.

De quels dossiers vous avez besoin

• Dossier de cellule : heures totales en service, mentions d'inspection et travaux majeurs.
• Dossier de moteur : heures depuis la révision ou depuis neuf, et chaque mention de travail effectué.
• Dossier d'hélice : heures depuis la révision ou depuis neuf, et ses propres mentions d'entretien.
• Un dossier de ce qui a été fait : le travail, qui l'a signé et quand.
• Documents d'état en vigueur : certificats de navigabilité et d'immatriculation, et les formulaires 337 des réparations et modifications majeures.
• Un dossier de conformité pour chaque consigne de navigabilité applicable, avec méthode, date et prochaine échéance quand la consigne se répète.

Ce que chaque mention doit contenir

• Une description du travail réellement effectué, et non pas seulement « inspection » ou « annuelle ».
• La date de la fin du travail.
• Les heures totales en service de l'avion à ce moment, et celles du moteur et de l'hélice quand c'est pertinent.
• La signature de la personne qui a fait ou supervisé le travail, avec le type et le numéro de son certificat.
• Pour une inspection, la déclaration que l'avion a été inspecté selon le programme applicable, et ce qui a été trouvé.
• La prochaine échéance en date ou en heures de cet item, pour que le prochain propriétaire n'ait pas à deviner.

Ce qui fait mal à la vente

• Mentions manquantes : un travail fait mais non consigné est, en pratique, un travail qui n'a pas eu lieu.
• Des heures qui ne collent pas : un tachymètre qui recule, ou une révision que personne ne peut retracer.
• Signatures et numéros de certificat illisibles, ou mentions à l'encre complètement délavée.
• Consignes sans dossier de conformité : le mécanicien de l'acheteur les trouve et la vente cale.
• Une grosse installation avionique ou une réparation d'échappement sans 337.
• Historique de dommages non documenté : le divulguer coûte bien moins cher que le découvrir.

Combien de temps garder

Selon les règles de la FAA américaine, le propriétaire ou l'exploitant conserve les dossiers d'entretien au moins un an après que le travail a été fait, et les items d'état en vigueur — heures totales, pièces à vie limitée, état des inspections, état des consignes — doivent être gardés et accessibles jusqu'à ce qu'ils soient remplacés. En pratique, gardez tout pour la vie de l'avion : classer un PDF ne coûte rien et reconstruire un historique perdu coûte tout.

Comment rester organisé

1. 1Un dossier physique par avion, plus un dossier numérique avec la même structure.
2. 2Numérisez chaque page des carnets et chaque facture une fois, avec une bonne lumière, et protégez les originaux du soleil et de l'humidité.
3. 3Nommez les fichiers pour qu'ils se trient seuls : immatriculation, date, item. Un dossier de « IMG_2043.jpg » n'est pas un dossier.
4. 4Attachez les photos à l'événement d'entretien auquel elles appartiennent, avant d'oublier de quel avion elles viennent.
5. 5Tenez une liste des items ouverts : anomalies et travaux reportés, avec ce qui les maintient ouverts.
6. 6Passez tout le jeu en revue une fois par an, avant l'inspection, quand une page manquante est encore réparable.