Libros de registro y documentos: qué guardar y cómo

El valor de un avión no son solo horas y pintura: es documentación. Un juego de registros limpio y continuo le dice al comprador que el avión fue cuidado; un hueco en el libro le dice lo contrario, y ese hueco se descuenta. Mantener los registros al día es un hábito, no un proyecto.

Qué registros necesita

• Registro de fuselage (airframe): horas totales de servicio, entradas de inspección y trabajos mayores.
• Registro de motor: horas desde la revisión o desde nuevo, y cada entrada de trabajo hecho en él.
• Registro de hélice: horas desde la revisión o desde nuevo, y sus propias entradas de mantenimiento.
• Un registro de lo que se hizo: el trabajo, quién lo firmó y cuándo.
• Documentos de estado vigente: certificados de aeronavegabilidad y matrícula, y los formularios 337 de reparaciones y alteraciones mayores.
• Un registro de cumplimiento de cada directiva de aeronavegabilidad aplicable, con método, fecha y siguiente vencimiento cuando la directiva se repite.

Qué debe tener cada entrada

• Una descripción del trabajo realmente hecho, no solo 'inspección' o 'anual'.
• La fecha en que se completó el trabajo.
• Las horas totales de servicio del avión en ese momento, y las del motor y la hélice cuando correspondan.
• La firma de quien hizo o supervisó el trabajo, con tipo y número de certificado.
• En una inspección, la declaración de que el avión fue inspeccionado conforme al programa aplicable, y qué se encontró.
• La próxima fecha u horas de vencimiento de ese artículo, para que el siguiente propietario no tenga que adivinar.

Qué duele a la hora de vender

• Entradas faltantes: el trabajo que se hizo pero no se anotó es, en la práctica, trabajo que no ocurrió.
• Horas que no cuadran: un taquímetro que retrocede, o una revisión que nadie puede rastrear.
• Firmas y números de certificado ilegibles, o entradas en tinta que se desvaneció por completo.
• Directivas sin registro de cumplimiento: el mecánico del comprador las encuentra y la venta se frena.
• Una instalación grande de aviónica o una reparación de escape sin su 337.
• Historial de daños sin documentar: revelarlo es mucho más barato que descubrirlo.

Cuánto tiempo guardar

Bajo las reglas de la FAA de EE. UU., el propietario o operador guarda los registros de mantenimiento al menos un año después de hecho el trabajo, y los artículos de estado vigente —horas totales, componentes de vida limitada, estado de inspecciones, estado de directivas— deben conservarse y estar disponibles hasta ser reemplazados. En la práctica, guarde todo por la vida del avión: archivar un PDF no cuesta nada y reconstruir una historia perdida cuesta todo.

Cómo mantener el orden

1. 1Una carpeta física por avión, más una carpeta digital con la misma estructura.
2. 2Escanee cada página de los libros y cada factura una vez, con buena luz, y proteja los originales del sol y la humedad.
3. 3Nombre los archivos para que se ordenen solos: matrícula, fecha, artículo. Una carpeta de 'IMG_2043.jpg' no es un registro.
4. 4Adjunte las fotos al evento de mantenimiento al que pertenecen, antes de olvidar de qué avión son.
5. 5Mantenga una lista de artículos abiertos: discrepancias y trabajos diferidos, con lo que los mantiene abiertos.
6. 6Revise todo el juego una vez al año, antes de la inspección, cuando una página faltante todavía se puede arreglar.