A maioria das discussões sobre a fatura começa antes do serviço: o cliente lembra de uma coisa e a oficina anotou outra. Um orçamento por escrito, uma aprovação e uma ordem de serviço que acompanha o trabalho do início ao fim eliminam o achismo.
O fluxo em cinco passos
- 1Recebimento: registre a aeronave, o proprietário, as discrepâncias e o que o cliente pede.
- 2Orçamento: liste mão de obra, peças e serviços externos, com as suas condições.
- 3Aprovação: o cliente aprova o orçamento por escrito antes de começar.
- 4Ordem de serviço: registre tempo, peças usadas e constatações enquanto o trabalho acontece.
- 5Encerramento: fatura, lançamentos no diário de bordo e um resumo que o proprietário possa guardar.
O que um bom orçamento inclui
- Identificação da aeronave e o serviço solicitado, em palavras claras.
- Mão de obra, em horas e valor-hora ou como preço fixo por tarefa.
- Peças e materiais, com o aviso de que os preços podem mudar antes da compra.
- O que não está incluído, por exemplo reparos encontrados durante a inspeção.
- O que você faz diante de uma nova constatação: parar, avisar o cliente e pedir nova aprovação.
- Condições de pagamento e por quanto tempo o orçamento é válido.
Controle de tempo e peças
Registre o tempo de cada pessoa em cada tarefa enquanto trabalha, e não no fim da semana. Separe o tempo faturável do que não é cobrado. Nas peças, anote o número da peça, o fornecedor e o preço pago. Com bons registros aqui, você responde à dúvida do cliente sobre a fatura em um minuto.
Por que ajuda manter tudo em digital
Quando orçamento, aprovação, tempo, peças e fatura ficam em um só lugar, o cliente acompanha o andamento e aprova online, e você deixa de digitar os mesmos dados em três programas. Para um mecânico móvel, significa também que a papelada fica pronta junto da aeronave, e não à noite.
Perguntas frequentes
Preciso de orçamento assinado para serviços pequenos?
É boa prática em todos os serviços. Até uma mensagem escrita que o cliente responde é melhor do que um acordo verbal.
E se o custo final for maior que o orçamento?
Pare ao chegar ao limite combinado, explique o motivo e peça nova aprovação antes de continuar.
Como mostro a margem nas peças?
Qualquer que seja o método, seja consistente e deixe escrito nas suas condições para que o cliente não seja surpreendido.
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Tenha todos os prazos em um só lugar
O VolamusApp acompanha inspeções, documentos, não conformidades e custos de cada aeronave e avisa antes que algo vença.