Órdenes de trabajo y estimados de un taller aeronáutico

La mayoría de las discusiones sobre la factura empiezan antes del trabajo: el cliente recuerda una cosa y el taller anotó otra. Un estimado por escrito, una aprobación y una orden de trabajo que acompaña el trabajo de principio a fin eliminan las suposiciones.

El flujo en cinco pasos

1. 1Recepción: registre la aeronave, el propietario, las discrepancias y lo que pide el cliente.
2. 2Estimado: liste mano de obra, partes y servicios externos, con sus condiciones.
3. 3Aprobación: el cliente aprueba el estimado por escrito antes de empezar.
4. 4Orden de trabajo: registre tiempo, partes usadas y hallazgos mientras se trabaja.
5. 5Cierre: factura, entradas de bitácora y un resumen que el propietario pueda guardar.

Qué incluye un buen estimado

• Identificación de la aeronave y el trabajo solicitado, en palabras claras.
• Mano de obra, en horas y tarifa o como precio fijo por tarea.
• Partes y materiales, con la aclaración de que los precios pueden cambiar antes de comprarlos.
• Qué no está incluido, por ejemplo las reparaciones que aparezcan durante la inspección.
• Qué hace usted ante un hallazgo nuevo: detenerse, avisar al cliente y pedir una nueva aprobación.
• Condiciones de pago y por cuánto tiempo es válido el estimado.

Control de tiempo y partes

Registre el tiempo de cada persona en cada tarea mientras trabaja, no al final de la semana. Separe el tiempo facturable del que no se cobra. En las partes, anote número de parte, proveedor y precio pagado. Con buenos registros aquí, puede responder la duda del cliente sobre la factura en un minuto.

Por qué ayuda llevarlo en digital

Cuando estimado, aprobación, tiempo, partes y factura viven en un solo lugar, el cliente puede ver el avance y aprobar en línea, y usted deja de escribir los mismos datos en tres programas. Para un mecánico móvil significa además que el papeleo queda listo junto al avión, no por la noche.